چقدر در تخمین زدن زمان خوب عمل می کنیم؟
شاید ذهن شما هم درگیر این موضوع شده باشد که آیا می توانیم زمانبندیهای دقیقتری برای فعالیتها و در نتیجه برای پروژهها و یا حتی فعالیتهای عادی زندگی خود ایجاد نماییم که در موعد اجرا، حداقل تاخیر ممکن را داشته باشد.
تجربه نشان داده، به تاخیر افتادن بخشی از یک پروژه امری طبیعی است و هرچقدر هم در فرآیند برنامه ریزی دقیق عمل نماییم به هرحال اتفاقاتی خواهد افتاد که هر چند کم باعث ایجاد تاخیر و عقب افتادن از برنامه زمانبندی خواهد شد.
اما سوال اینجاست که ما به عنوان مدیر پروژه یا عضوی از تیم پروژه یا PMO پروژه و یا حتی در برنامه های زندگی شخصی خود چقدر در حادث شدن این تاخیر و جلوگیری از آن نقش داریم و به نوعی چگونه می توانیم نقش خود را در تاخیرات به حداقل رسانده و زمانبندیهای دقیقتری تولید نماییم.
تخمین فعالیتها، نقطه ضعفی بزرگ:
همانگونه که می دانید در تهیه زمانبندی یک پروژه، باید در ابتدا ساختار شکست کار را تهیه نمود و سپس ارتباط بین فعالیتها را تعیین کرد و پس از آن برای تهیه زمانبندی پروژه به تخمین فعالیتهای پروژه پرداخت.
پس یکی از مهمترین عوامل تهیه یک زمانبندی درست، تخمین دقیق زمان هر یک از این فعالیتهاست که اگر به درستی انجام نشود بر زمانبندی کل یک پروژه و تاخیرات احتمالی آتی تاثیرات شگرفی خواهد داشت.
اصولا تخمین زمان فعالیتها ممکن است توسط هر یک از سطوح پروژه اتفاق بیفتد. ولی معمولا PMO پروژه با مصاحبه با مدیر یا اعضای فنی پروژه در خصوص تعیین زمان هر کدام از فعالیتها اقدام می نمایند و اگر تخمین این زمان توسط هریک از ارکان پروژه به درستی صورت نپذیرد و با واقعیت فاصله زیادی داشته باشد باعث ایجاد ریسکهای زیادی در ادامه مسیر پروژه و نیاز به Replan در زمان اجرای پروژه خواهد شد که خود زمانبر و هزینه بر می باشد.
شاید برایتان جالب باشد بدانید که برنامه ریزی و تخمین زمان امور، یکی از 12 کارکرد اصلی اجرایی مغز انسان می باشد که در آینده ای نزدیک مفصل در خصوص آنها صحبت خواهیم نمود. و نتایج ارزیابی های مختلف نشان داده که مغز تعداد زیادی از افراد، بر خلاف تصور خود آنها، در این کارکرد ضعیف عمل نموده و نیاز است که در این خصوص عملکرد خود را بهبود بخشند.
کافی است به این موضوع فکر کنید که آخرین بار در برنامه ریزی و زمانبندی اهدف و امور زندگی خود چقدر تاخیر داشتید و چقدر توانستید زمان فعالیتهای مرتبط با اهداف را درست تخمین بزنید.
بهبود مهارت تخمین زدن زمان کارها:
حال در ادامه باید دید با توضیحات ارایه شده فوق، چگونه می توان تخمینهای زمانی دقیقتری از کارها ایجاد نمود. جهت بهبود تخمینهای زمانی، پیشنهادات ذیل ارایه می گردد:
1.استفاده از داده های پروژه ها و فعالیتهای مشابه گذشته:
در بسیاری اوقات پروژه یا کارهایی که می خواهیم انجام دهیم، نمونه های مشابه زیادی در گذشته داشته که می توان از درس آموخته های آن در خصوص زمانبندی بهره برد و تخمین دقیق تری ارایه نمود
2.مشاوره با افراد خبره و یا آگاه به موضوع:
کمک گرفتن از افراد فنی توانمند و آگاه که می توانند اعضای تیم پروژه باشند یا نباشند (حتی افرادی خارج از سازمان ما که به عنوان مشاور می توان از کمک آنها در پروژه بهره برد) در تخمین زمانی دقیقتر می تواند بسیار مفید باشد.
3.استخراج و مطالعه و ارزیابی کامل ریسکهای پروژه:
در نظر گرفتن ریسکهای مثبت و منفی یک پروژه می تواند در ارایه زمانهای دقیقتر کمک کننده باشد، به عنوان مثال در پروژه های عمرانی، همواره به احتمال بارندگی در فصول سرد سال و ارایه زمانبندی بر اساس آنها باید دقت نمود.
4.شکست کامل پروژه به کوچکترین فعالیتهای ممکن و استفاده از ابزار مناسب برای زمانبندی پروژه ها:
استفاده از نرم افزارهایی مانند مایکروسافت پروجکت که پس از تهیه ساختار شکست مناسب و با وارد کردن زمان فعالیتها بر اساس روابطی که برای فعالیتها در نظر گرفته شده، می تواند دید مناسبی از زمانبندی مایلستونهای پروژه و کل پروژه را بدهد و اینکه تاثیر زمان هر فعالیت بر زمان کل پروژه به چه شکل خواهد بود
5.استفاده از روش CPM و تاکید بر مسیرهای بحرانی:
هنگامی که از روش CPM (Critical Path Method) استفاده می نماییم، حتما باید حواسمان به مسیرهای بحرانی و اهمیت بالای فعالیتهایی که در این مسیر قرار گرفته اند جهت عدم تاخیر کل پروژه داشته باشیم.
6.در نظر گرفتن زمان رزرو:
در پروژه ها همواره پیشنهاد می شود برای هر فعالیت بر اساس ریسکهای آن، زمانی اضافی مثلا 10 تا 25 درصد برای اتفاقات پیش بینی نشده ای که ممکن است باعث تاخیر شود در نظر گرفته شود. به عنوان مثال برای فعالیتهایی که قبلا نمونه مشابه انجام شده نداشته اند می توان زمان اضافی بیشتری در نظر گرفت و برای فعالیتهایی که قطعیت بیشتر و زمان کمتری دارند، زمان اضافی کمتری در نظر گرفت.
7.در نظر گرفتن منابع لازم در زمانبندی:
اینکه چه منابعی برای فعالیتهای مورد نظر در دسترس داریم، در زمانبندی آنها بسیار موثر است، به عنوان مثال در خصوص اینکه قرار است یک طبقه ساختمانی جهت جانمایی جدید تخلیه شود، اینکه چه تعداد کارگر و چه میزان بودجه در اختیار داریم می تواند در تخمین زمانی آن تاثیرگذار باشد
8.تعامل زمانبندی با کلیه افراد مرتبط با فعالیت:
لازم است تا حتما با کلیه ذینفعان یک پروژه یا حتی یک فعالیت، زمانبندی تهیه شده مجدد بررسی و در صورت نیاز بر اساس نظرات آنها اصلاح گردد.
جمع بندی:
همان گونه که عنوان شد، برنامه ریزی یکی از کارکردهای مهم مغز انسان می باشد و در جهت تقویت آن باید کوشید؛ بر همین اساس پیشنهاد می گردد زین پس تا حد امکان در خصوص تخمین زمانی کلیه فعالیتهای زندگی کاری و شخصی خود، از اصول بیان شده فوق یاری گرفته تا مهارت تخمین زدن ما افزایش یابد.
دیدگاهتان را بنویسید