استفاده از درس آموخته ها جهت پروژه های کار و زندگی

چقدر پیش آمده که در پروژه های کاری خود به یادآوردید که قبلا هم با این مشکل مواجه شدید و پس از تلاشهای بسیار و احتمالا اشتباهاتی که در مسیر حل موضوع مرتکب شده بودید بالاخره مسئله را حل نمودید، ولی اکنون بسیاری از آیتمهایی که در راستای حل مسائل انجام داده بودید را به خاطر نمی آورید.

همکاری با مغز خود در راستای ذخیره راه حل‌های مشکلات

اینکه در پروژه های کاری خود و حتی امور زندگی شخصی خود با مشکلات زیادی مواجه می شویم که که راه حل آن را قبلا پیدا کردیم ولی اکنون به طور کامل مسیر را به خاطر نمی آوریم بسیار طبیعی است، درواقع مغز ما با توجه به حجم گسترده اطلاعاتی که در روز دریافت می کند،  نمی‏تواند به طور کامل و با جزئیات تمام وقایع را به خاطر بسپارد، اما اگر بتوانیم به طور مناسب این مشکلات و راه حلهای آنها را مستند نماییم، می توانیم در جای مناسب خود از آنها بهره ببریم و در اصطلاح، مجدد و از اول چرخ را اختراع ننماییم.

تهیه مستند درس آموخته ها جهت کلیه پروژه ها

اگر استانداردهای مهم مدیریت پروژه، مانند PMBOK و PRINCE2 و …. را مطالعه نمایید و البته پای صحبت مدیران پروژه با تجربه بنشینید، تایید خواهند نمود که یکی از مهم ترین و البته ارزشمندترین مستنداتی که در طول پروژها از هر نوعی (عمرانی یا فناورانه، بزرگ و کوچک و ….) تهیه می شود مستند درس آموخته‏ های پروژه است که می تواند در طول همان پروژه و یا پروژه های مشابه آتی مورد استفاده قرار گیرد. و این مستند در سازمانها، خود بخشی از یک مفهوم بسیار بزرگتر و با اهمیت به نام “مدیریت دانش” است.

اما این مستند دقیقا چیست و چگونه تهیه می‏شود؟

در طول پروژه ها و هنگامی که با مسئله مواجه می شویم که به طریق و روال عادی حل نمی شود و احتمالا زمان زیادی از ما گرفته می شود بابت بررسی و جستجو و جلسه و  … برای حل آن، بسیار لازم است که آن را طبقه بندی و مکتوب نموده تا در ادامه همین پروژه و موارد مشابه و یا پروژه های مشابه آتی، مجدد همین مسیر را تکرار نکنیم و با استفاده از دانش بدست آمده آن را حل کنیم.

این مستند فقط برای مسائل و مشکلات نیست و بعضا فرصتها و موارد مثبتی که ممکن است در پروژه اتفاق افتد و دانش بدست آمده از آن برای آینده می تواند مفید باشد هم باید حتما ثبت و نگهداری شود تا در جای مناسب خود از آن بهره برداری گردد.

نباید فراموش نمود که درس آموخته‏ ها نه تنها توسط مدیر پروژه، بلکه توسط هر کدام از اعضای تیم پروژه می تواند تکمیل شود و موارد جدید به آن اضافه شود و هر کسی در حوزه کاری خود مواردی که لازم است را مستند نماید.

استفاده از مستند درس آموخته ها در زندگی شخصی

نکته جالب این است که از این روش و مستند در زندگی شخصی هم می توان بسیار بهره برد. اینکه بتوانیم مشکلات و فرصتهای زندگی شخصی خود را هم مستند نماییم تا بتوانیم به جای به خاطر سپاری جزئیات، در زمان مناسب به راه حلها و اطلاعات مناسب دسترسی داشته باشیم، بسیار مفید خواهد بود.

نحوه ساختن مستند درس آموخته‏‌ها

در ادامه به یک نمونه الگوی ثبت درس آموخته ‏ها و دو مثال ساده از یک پروژه و یک مسئله در زندگی اشاره می نماییم.

می توانیم در یک فایل اکسل یا ورد و در قالب یک جدول با ستونهای ذیل، در هر مقطعی از پروژه (از مرحله تعریف و برنامه ریزی تا اختتام پروژه) و البته در هر مرحله از زندگی خود نسبت به ثبت درس آموخته های خود اقدام نماییم:

جهت جستجوی بهتر در آینده در فایل درس آموخته، می توان از طبقه بندی توافقی در پروژه ها استفاده نمود، مثلا درس آموخته ها را در طبقات زمانبندی، دامنه پروژه، خریدهای پروژه، نیروی انسانی، مدیریت پیمانکار و …. تقسیم بندی نمود و یا برای زندگی شخصی از طبقاتی همچون خریدها، مسائل مالی و بانکی، اتومبیل، فرزندان، همسر، سفر و …. استفاده نمود.

نحوه آرشیو نمودن درس آموخته ها

در سازمان ها اصولا درس آموخته ‏ها توسط واحد PMO نگهداری و به روز می شود و در زمان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار می گیرد.

اما برای زندگی شخصی خود می توانیم در پوشه ای مشخص در کامپیوتر خود و یا در فضای ابری مثلا در OneNote در onedrive.com ذخیره نمود تا همیشه به آن دسترسی داشته باشیم.

اقدامک پیشنهادی

پیشنهاد می کنم دست به کار شوید و در یک فایل ورد یا اکسل جدولی که در بالا توضیح داده شد را ساخته و چند نمونه از درس آموخته هایی که در مسائل شما در همین هفته اخیر در زندگیتان پیش آمده را در آن ثبت کنید و خود را ملزم نمایید تا حداقل هفته ای پنج تا ده درس آموخته را در فایل خود ثبت نمایید.