مهمترین موانع ارتباطی در تیمهای پروژه
حاضر نیستم یک دقیقه باهات برای حل موضوعی وقت بگذارم:
احتمالا برایتان زیاد پیش آمده که در تیمهای مختلف پروژه در شرکت‌تان دیده باشید که افراد حاضر به صحبت کردن با همدیگر برای حل یک موضوع ساده نباشند، درواقع با هم قهر نیستند اما یک تعامل کوتاه برای حل یک مسئله پیش آمده هم برایشان بسیار مشکل است، و بعضا تا زمانی که افراد تیم PMO یا سایر همکاران یا مدیریت موضوع را پیگیری نکنند، موضوع باز می ماند، اما واقعا چرا؟
منظور از موانع ارتباطی چیست؟
هر نوع مسئله و موضوعی که باعث سخت تر شدن برقراری و توسعه ارتباطات میان افراد و یا باعث سردرگمی و عدم امکان ادامه یک مذاکره گردد به نوعی یک مانع می باشد و باید در خصوص تحلیل و برطرف نمودن آن در سریعترین زمان ممکن اقدام شود. به عنوان مثال، کارمندی را در نظر بگیرید که به دلیلی یک روز دیر رسیده و زمانی که می خواهد با مدیر خود دیدار کند و علت را توضیح دهد اجازه ملاقات پیدا نمیکند، درواقع به جای اینکه مدیر در کلامی منطقی علت ناراحتی خود را بیان نماید، مانع توضیح نیروی خود شده و فقط به این شکل باعث سردرگمی و ناراحتی و عدم تمرکز او شده که قطعا در راندمان کاری او نیز موثر خواهد بود.
در ادامه بهتر است با انواع این موانع، کمی آشنا شویم
انواع موانع ارتباطی:
1.موانع زبانی:
استفاده از اصلاحات تخصصی سنگین که ممکن است برای همه اعضای یک تیم یا شرکت قابل درک نباشد و یا مستنداتی که نیاز به تفسیر شفاهی دارند و یا استفاده از واژه های نادرست که ممکن است باعث سوتفاهم در فرد گردد
2.موانع فرهنگی:
تفاوت در ارزشها و باورهای افراد که به علت تربیتهای مختلف در یک جامعه می باشد
3.موانع ادراکی (و خطاهای شناختی):
افراد بر اساس ادراک خود و بر اساس بهترین عملکرد شناختی خود از حوادث و اتفاقات برداشت می کنند که قطعا ممکن است با درک بقیه افراد متفاوت باشد. برخی از مهمترین خطاهای شناختی عبارتند از:
تفکر کلیشه ای، اثر هاله ای، تفکر همه یا هیچ و … که در مقاله ای جداگانه، در آینده نزدیک در کافه مدیر پروژه به آنها پرداخته خواهد شد.
4.سبکهای ارتباطی متفاوت افراد:
برخی افراد ترجیح می دهند مختصر و مفید صحبت کنند و برخی دوست دارند وارد جزییات شوند، برخی از مزاح و شوخی در جلسات اسقبال می کنند و برای برخی اصلا مطلوب نیست، برخی دوست دارند برای استدلالهایشان از نمودار و اعداد و ارقام استفاده نمایند و برخی ترجیچ می دهند صرفا از یک گزارش متنی جهت توضیح ایده هایشان بهره ببرند و … اینها همه ناشی از تفاوتهای شخصیتی افراد است، درواقع تفاوت در شخصیتها باعث تفاوت در سبکهای ارتباطی نیز می گردد و نیاز است که اعضای تیم بتوانند با انواع این سبکها تعامل نمایند
5.موانع فیزیکی:
نحوه چیدمان تیمها در سازمانها از مهم ترین موضوعات است که بعضا به خاطر فاصله فیزیکی زیاد دو نفر و یا سر و صدای زیاد یک طبقه که ناشی از چیدمان اشتباه در آن شرکت می باشد و …. باعث عدم ارتباط موثر افراد با هم می گردد
6.موانع ابزاری :
پس از دوران کرونا و آغاز دورکاری در شرکتهای مختلف در سراسر دنیا، موضوع ایجاد پلتفرمها و زیرساختهای مناسب جهت ایجاد امکان برقراری ارتباط مناسب و موثر اعضای تیمها با یکدیگر بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرد، بسیاری از اواقات عدم وجود ابزار مناسب برای تعامل و بیان ایده ها و ارایه مستندات، خود بهانه و عاملی برای عدم برقراری رابطه ای موثر می گردد.
چرا مشکلات در ارتباطات اینقدر مهم هستند:
اگر بگوییم مهمترین مهارت یک مدیر پروژه و حتی اعضای تیم پروژه، مهارت ارتباط موثر برقرار کردن با کلیه ذینفعان پروژه میباشد، چیزی به گزاف نگفته ایم. فراموش نکنید بعضا ساده ترین مشکلات در برقراری ارتباط می تواند به هزینه های سنگین و حتی شکست در یک پروژه منجر شود. اگر اعضای یک تیم یا یک شرکت نتوانند با هم در خصوص فعالیتهای یک پروژه و نقش خود و نحوه حل مسائل مذاکره نمایند عملا یا فعالیتها هیچ گاه پایان نمی یابد و یا جایی از کار ناقص می ماند. این موضوع در انواع پروژه ها اعم از پروژه های عمرانی، IT و …. موضوعیت دارد. ضمن اینکه عدم توانایی در برقراری ارتباط موثر با سایر افراد و عدم حل تعارضات و اختلافات که بسیاری از آنها ناشی از همین موانع ارتباطی است که به آنها اشاره شد، باعث نارضایتی شغلی و ترک کار کارکنان و همچنین کاهش کیفیت زندگی کاری آنها میگردد.
چگونگی برطرف نمودن موانع:
مهمترین موضوع در حل تعارضات و برطرف کردن موانع ارتباطی، پذیرش تفاوتها است، و باید این موضوع برای کلیه اعضای یک تیم یا شرکت جا بیفتد، در ادامه به برخی از سایر راه حلهای پیشنهادی جهت برطرف نمودن موانع ارتباطی اشاره شده است:
- برگزاری جلسات و کارگاههای آموزشی مستمر در خصوص مهمترین مسائل ارتباطی تیمها که بر اساس تحلیل گذشته آنها بدست آمده است
- تعیین دقیق و ابلاغ ساختار سازمانی شرکت و از آن مهمتر ساختار تیمهای پروژه و تعیین نقشها
- ارتقای فناوری ارتباطی شرکت و در نظر گرفتن راه حلهای جایگزین در صورت ایجاد مشکل
- اخذ بازخور از اعضای تیمهای پروژه و مدیران پروژه در خصوص مشکلات ارتباطی و نادیده نگرفتن این مشکلات و پیگیری حل آنها
- استفاده از Team Building یا برگزاری دورهمی های دوستانه میان اعضا در زمانهایی مشخص به دور از محیط کار، مثلا در یک کافه یا رستوران یا ….
جمع بندی:
در یک نگاه، شناخت مشکلات در ارتباطات اعضای یک تیم پروژه یا پرسنل یک شرکت و نادیده نگرفتن آن و پیگیری حل آنها، به صورت مستمر، به منظور ساخت آینده ای بهتر، مهمترین موضوعی است که هدف ارایه این مقاله بود، بنابراین در هر نقشی که هستید، چه مدیر یک پروژه هستید و چه عضوی معمولی از یک تیم پروژه، از همین امروز فرآیند پیدا نمودن انواع موانع ارتباطی خود و سایر همکاران و برطرف نمودن اصولی آنها را آغاز نمایید.
دیدگاهتان را بنویسید