ارتباط خوب و افزایش محبوبیت در تیم‌های پروژه

چقدر برایتان پیش آمده که ببنید افرادی در تیم خودتان یا سایر تیمهای پروژه می توانند با بداخلاق ترین و بدقلق ترین افراد پروژه به بهترین شکل ممکن تعامل و بعضا رفاقت می کنند و کار خود را پیش ببرند؟ آنها مهره مار دارند یا ذاتا چنین توانایی را دارند یا مهارت خاصی را کسب نموده اند؟

در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر راجب این موضوع صحبت کنیم.

برقراری ارتباط موثر:

بسیاری معتفدند که برقراری ارتباط خوب یک موضوع ذاتی است و برخی مادرزاد می توانند ارتباط بهتری با بقیه برقرار کنند. این اشتباهی بزرگ است که صرفا مانع آموختن مهارتهای لازم در خصوص برقرار ارتباطات موثر می‏گردد. درواقع همه افراد این توانایی را دارند تا بتوانند ارتباطات خود را بهبود بخشند و این امر نیازمند فراگیری آموزشهای لازم در این زمینه است.

برای اینکه به عنوان مدیر پروژه یا عضوی از یک تیم پروژه یا به عنوان PMO در سازمان خود، بتوانیم فردی محبوبتری باشیم باید بتوانیم ارتباط موثر با افراد برقرار کرده و البته اصولی را رعایت کنیم تا افراد ما را به عنوان تهدیدی برای خود نبینند. بله درست خواندید، اصل اول این است که افراد نباید احساس کنند با تهدید جدید روبرو شده اند و باید در مقابل شما احساس دوستی و هم تیمی داشته باشند، در غیر اینصورت گارد خواهند گرفت و صرفا در نقش سازمانی خود به شما پاسخ خواهند داد.

اصول اصلی محبوب شدن در تیم‌های پروژه:

در ادامه به برخی از مهم ترین اصولی که باید رعایت شود تا بتوان با افراد ارتباط بهتری برقرار نمود و به فردی محبوب در تیم تبدیل شد اشاره خواهیم نمود، ولی فراموش نکنید که برخی از این موارد خود یک دنیای برزگ جداگانه می باشند که در اینجا فقط به آن اشاره می نماییم و می طلبد که در خصوص آنها مطالعات بیشتری داشته باشید:

1.شروع با یک لبخند:

یکی از مهمترین کارهایی که می تواند باعث شود طرف مقابل شما، احساس تهدید نکند، یک سلام و احوال پرسی پر انرژی با یک لبخند زبیا از شماست. اگر همواره افراد شما را با اخلاق خوش و  لبخندتان  به خاطر آورند، امکان ندارد در شرایط عادی حس بدی نسبت به تعامل با شما داشته باشند و جلسات احتمالی با شما را به دلایل غیرواقعی کنسل نمایند.

2. آغاز همدلانه:

پیشنهاد بر این است تا حد امکان مذاکرات کاری خود را بلافاصله با مخاطب شروع نکنید و در ابتدا کمی خوش و بش اولیه و پرسیدن از موضوعاتی که برای طرف اهمیت دارند، مانند احوال پرسی از عضوی از خانواده اش که می دانید کسالتی داشته و یا مطرح کردن موضوعات روز و  یا اشاره ای به نتیجه مسابقه فوتبال تیم مورد علاقه اش در روز گذشته و یا یک شوخی ساده در صورت امکان (با رعایت سطح سازمانی مخاطب و رعایت ادب و سایر اصول) می تواند کمی یخ او را باز کرده و سپس به موضوع کاری مد نظر خود بپردازید.

3.توجه به زبان بدن:

موضوع بسیار پر اهمیت دیگر نوع رفتارهای غیرکلامی شماست که چه انرژی و حسی به طرف مقابل منقل می کند، به غیر از لبخند که در بالا اشاره نمودیم، توجه به برقراری ارتباط چشمی مناسب، عدم دست به سینه نشستن، قرار گرفتن دقیقا در مقابل فرد و عدم پشت نمودن به او و پرت شدن حواس به طرفین در حین مکالمه و ….( در آینده بیشتر به مباحث زبان بدن خواهیم پرداخت) می تواند در ایجاد یک رابطه مناسب، مفید واقع شود

4.مستقل در نظر گرفتن موضوعات کاری با شخص مخاطب و رویکرد حل مسئله:

بسیار مهم است جهت ایجاد رویکرد حل مسئله در تعاملات، مشکلات کاری، تاخیرات و …. را به شخصیت طرف مقابل نسبت نداده و به ایشان نشان داده شود که هدف مذاکره حل مسائل و پیشبرد کار است نه محکوم نمودن و مقصر جلوه دادن مخاطب. به عنوان مثال در مکالمه ای که در خصوص علت تاخیر افتادن فعالیت خرید ابزار در یکی از پروژه های مهم یک سازمان است با مدیر خرید می باشد، می توان به جای استفاده از این جمله که “عدم خرید به موقع شما باعث تاخیر در کل پروژه شده است“ موضوع به این شکل مطرح گردد: “عدم خرید این ابزار باعث تاخیر در پروژه گردیده و نیاز به همکاری شما داریم تا بتوانیم زمانبندی جدیدی را تهیه نموده و به مدیریت سازمان ارسال نماییم“ درواقع از واژهایی که طرف مقابلم را مقصر خطاب می کند اجتناب نموده و سعی در ارایه راه حل و توافق می نماییم.

5. رعایت زمان مناسب در مذاکرات:

در تایم‌هایی که افراد درگیر چندین کار  و پروژه هستند و قصد داریم تا به عنوان مدیر پروژه یا عضوی از تیم پروژه موضوعی از پروژه خود را از آنها پیگیری کنیم باید دقت شود چه زمانی برای آنها مطلوب تر است و احتمال پاسخ گرفتن بیشتر است. اگر مخاطب ما امکان ارایه زمان در روزی را ندارد به جای پافشاری با او همدلی نموده و از او بخواهید زمان پیشنهادی خود را مطرح کند تا در همان زمان نزد او بروید. یک فوت کوزه گری دیگر در تعاملات این است که دقت کنید در زمانهایی مانند ظهر که ممکن است مخاطب گرسنه باشد و یا بعد از جلسات طولانی که فرد احساس خستگی می کند ترجیح به عدم مذاکره کاری و موکول کردن آن به زمانی مناسبتر است تا در شرایطی مناسب تر بتوان پاسخ مد نظر را دریافت نمود

6. شخصیت شناسی:

اینکه بر اساس یکی از مدلهای شخصیت شناسی مانند مدل DISC یا MBTI یا … بتوانیم نوع شخصیت طرف مقابلمان را شناسایی نموده و سپس بر آن اساس با مخاطب تعامل نماییم، می تواند باعث برقرار ارتباط بسیار موثرتری گردد.

 به عنوان مثال تعامل  با افراد درونگرا و برونگرا بسیار متفاوت است. شاید با افراد برونگرا بتوان راحتتر شوخی کرد و یا در مورد موضوعات مختلف روز صحبت نمود ولی در خصوص افراد درونگرا ترجیح بر این است تا با یک خوش و بش ساده بلافاصله سر اصل مطلب رفته و مذاکره کاری را آغاز نمود.

7. عزت نفس مناسب:

شاید جالب باشد که بدانید اینکه شما عزت نفس کافی داشته باشید و برای خودتان ارزش قائل باشید می تواند در تعاملات و مذاکرات موثر با مخاطبین مختلف بسیار مفید واقع شود. پیشنهاد می شود که حتما در خصوص عزت نفس و نحوه افزایش آن دانش بیشتری کسب نمایید

شروع کنید:

قطعا برقراری ارتباط موثر و محبوبیت در یک تیم یا یک شرکت به همین اصول بیان شدن ختم نمی شود و دریایی است که در اینجا به قطره ای از آن اشاره شد ولی نیاز است تا از جایی شروع کنیم و مهارتهای خود را ارتقا دهیم، پس پیشنهاد بر این است که پس از مطالعه این مقاله، سعی کنید از اصول بیان شده در پروژه های خود استفاده نمایید و نتایج آنها را ببنید.